「Outlook Copilot」の使い方──メール業務の効率化に役立てられる一方、まだまだ課題も

はじめに

　前回のTeams Copilot編では、Teams Copilotの概要、Teams Copilotでできること（機能概要）、そして具体的なユースケースをお伝えしました。

　第4回では、日常業務には欠かせないMicrosoft Outlookに搭載されている、「Outlook Copilot」について取り扱います。

　Outlook Copilotは、メール業務を支援することができ、膨大なメール業務の効率化を図ることができると期待されています。本稿では、Outlook Copilotの概要やできることに加えて、現在の課題についても解説することで、「実業務にどのように活用できるのか」を紹介します。

Outlook Copilotの概要

　ビジネスパーソンの作業時間の多くが、メールを読み書きすることに割かれています。優先度の低いメールへの返信は後回しになりがちで、直接話せばすぐに解決するような事柄でも、やり取りに時間がかかってしまうこともあるでしょう。また、送信者側からすると、返信がいつまでも来ないことはストレスの原因です。

　だからこそ、メールの返信をどの程度自動化できるのか、その期待は高まるばかりです。しかしながら、結論から述べると、完璧なメール文面を自動作成することは難しいと言えます。特にメールの新規作成にOutlook Copilotを利用することは、実用的ではありません（詳細な理由は「課題」の章で後述します）。

　ただし、メールの返信については、ボタン1つで70点レベル（一部手直しをすれば送信しても問題ないレベル）の返信文面をOutlook Copilotが生成してくれます。一部自動化できるだけでも、多くのビジネスパーソンの業務時間の削減につながるでしょう。

　それでは、具体的に機能詳細を見ていきましょう。Outlook Copilotには、主に2つの機能があり、それぞれ異なる役割があります。

1. メール作成支援Copilot：メールの文案作成やコーチングが可能
2. メール要約支援Copilot：単一または複数のメールの要約が可能